档案扫描设备-档案扫描-北京东方明德公司

档案扫描方法

一、扫描工作的前期准备

1.做好扫描工作的顶层设计

做好扫描工作首先要搞好本单位扫描工作的顶层设计，即扫描工作与有关工作之间的统筹规划，主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工。明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描，以便于各单位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。扫描工作是一项---的任务，应该对本单位目前既有的工作量进行统筹，合理制定工作计划。如果工作量过大，必然会导致“赶工”现象，使扫描下降，档案扫描整理，同时还会影响和干扰正常的办公秩序;如果工作量制定过小，扫描速度赶不上档案移交进馆的速度，将会导致档案的积压，而且也会使这些档案无法得到及时、有效的利用。三是规划好要进行扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描，利用需求大的档案优---行扫描。

2.扫描工作软硬件设备的配置

扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础，---的配置可以提升扫描工作的效率。首先是设备配置的效费比问题。由于扫描工作对设备功能性要求单一，过高的配置会造成资源的浪费，应该根据工作的实际需求，合理配置，提升设备的---，为单位节约资金。其次是软件的可操作性与方便性。档案扫描软件应该充分考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑到软件功用性的基础上，---软件的可操作性和简便性，一般采用封装性比较好的软件产品。如果软件操作过于复杂，势必会遭到抵1制，降低工作效率，应该努力在软件的可操作性、方便性与功用性之间寻找平衡点。再次就是设备的配置要考虑到发展的因素，---现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性，避免设备因不能满足发展的需求而过早的更新换代。

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档案扫描

数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到---的效果。

一是人工立卷时，档案扫描设备，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，档案扫描，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。

三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和---的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

四是档案电子化存档为了---档案原有的性质不能把档案给拆分进行扫描，档案扫描报价，都是需要不拆卷直接扫描的，非接触式扫描仪能够不拆卷扫描非常方便，现在的档案室都在用这种设备，例如book2net系列的专门针对档案用户定制的机器。

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