随着时代的发展和科技的进步，传统形式的档案管理模式被档案电子数字化管理模式所取代。档案数字化是档案事业发展的必然要求，是档案管理---发展方向。绝大多数档案管理人员已经熟练应用各种办公程序来进行档案的信息化处理过程。但单个的办公程序很难满足所有档案管理工作，人才档案管理软件，并且因为每个档案管理人员的操作方式以及对办公程序的熟悉程度不同，就很容易造成同样的档案信息却因格式、文字等方面细微的差异而不能完全得到上下级档案管理部门的接收与认同，如此便会造成档案移交接收工作效率---降低，甚至是出现无法归档等诸多问题。
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1.档案部门的安全管理
1.1成立由主要---或分管---同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
1.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
1.3提出档案数字化外包---文件中有关安全管理的要求，协助制定---文件，审定合同。
1.4对数字化服务机构的相关---、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等---记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关------的数字化服务机构。
1.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保---育。
1.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。
1.7建立档案数字化外包项目管理档案，工程 档案管理软件，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
1.8建立---机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行---、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自留存、使用档案信息的行为。
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折叠收文登记对于上级来文，录入电脑后，可同时打印收文批阅承办笺和收文登记簿。
打印收文登记簿像打印那样自动接上次打印，当然也可以特定的本次打印起始行。
收文序号由电脑自动编号，收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角，退休档案管理软件，便于向各部室分发文件时检索。
本次录入数据可提交到数据库，供以后查询及入档时调用。
如果收文登记簿或批阅承办笺不慎损坏或丢失，可从数据库中调出补充打印
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