使用3hmis档案管理系统实现实体档案资料与数字化档案资料集中管理,并且,实体档案资料分布存放于不同的库房中,数字化档案资料则集中存放于数据中心。
对于电子文件归档,将电子文件的处理痕迹一并归档是较好选择,因为,档案数字化,在档案资料查阅时,可以一并了解这份文件的形成与处理过程。
1、实体档案分布式管理
实体档案存放于办公室综合档案库房,实体资料则可采用分布式存放的方式,在综合档案库房或分布于各委yuan会保管,并在档案资料管理系统中,通过档案资料存放位置地图标识实体档案资料的存放位置。
2、数字化档案信息集中管理
数字化档案资料集中在数据中心集中存储和管理,设立---档案资料服务器和备份磁盘陈列,以便于管理与利用。
3、---数字化信息的分区存储
档案资料数字化信息,将呈快速增长态势。为了满足这种快速增长的需要,而又不会使---投入过大,我们提出了分区存储的概念。
分区存储的含义就是将数字化档案资料信息存放在不同的磁盘分区中,我们可以在现有的磁盘分区快要使用完毕时,再安装新的磁盘分区,通过简单的设置,即可将新增的档案资料数字化信息保存到新的分区上来。
4、档案管理分工
由办公室负责综合档案管理系统的管理与维护,并承担档案库的建设与相应实体档案的管理,各wei员会可按照统一的规范与标准,各自负责其自有实体资料的管理及资料数字化工作。
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1、扫描方式
1)根据档案幅面的大小(a4、a3、a0等)选择相应规格的扫描仪或扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
2)纸张状况较差,资料档案数字化,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2、扫描色彩模式
1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2)页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。
3)页面为黑白两色,科技档案数字化,但字迹清晰度差或带有插图的档案,不动产档案数字化,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。
4)页面中有红头、印1章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。
3 、扫描分辨率
1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
2)采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择***300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。
3)需要进行ocr汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择***300dpi。
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档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵ccd技术、ocr技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设基础的工作,传统载体的档案经---技术加工成数字档案形式,通过局域网、---网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案,为迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平、提,增强档案业务部门的服务水平,为档案内部管理及面向客户服务提供的服务。档案数字化流程图档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源,其重要性正日益---出来,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会经济建设服务,为社会精神文明建设服务。
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